आपकी जानकारी की तेज़ और आसान पुनर्प्राप्ति आपके व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।
और आपके दस्तावेज़, हार्ड ड्राइव और कागज दोनों पर, आपके संगठन की जीवनधारा हैं।
इसलिए किसी भी स्थिति के लिए उन्हें सुरक्षित रखना ही समझदारी है।
लेकिन क्या आपको इसे अपने लिए करने के लिए एक पेशेवर फर्म ढूंढने का प्रयास करना चाहिए?
पता लगाने के लिए पढ़ें।


दस्तावेज़ भंडारण: आपको आउटसोर्स क्यों करना चाहिए


आपकी जानकारी की तेज़ और आसान पुनर्प्राप्ति आपके व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।
और आपके दस्तावेज़, हार्ड ड्राइव और कागज दोनों पर, आपके संगठन की जीवनधारा हैं।
इसलिए किसी भी स्थिति के लिए उन्हें सुरक्षित रखना ही समझदारी है।


लेकिन चाहे आपके दस्तावेज़ कागज़ पर हों या इलेक्ट्रॉनिक रूप में, आपका डेटा अभी भी प्राकृतिक या मानव निर्मित आपदा या हार्ड-ड्राइव विफलता की दया पर निर्भर हो सकता है।
इस तरह का नुकसान आपके व्यवसाय को पंगु बना सकता है इसलिए एक प्रभावी बैक-अप प्रणाली का होना आवश्यक है।
तो यह कैसे करें?


आपके कागजी दस्तावेज़ों और हार्ड-डिस्क डेटा को ऑप्टिकल मीडिया में स्थानांतरित करना पहला कदम है।
इससे आपको आवश्यक कोई भी जानकारी आसानी से प्राप्त हो सकती है।
एक कुशल अनुक्रमण प्रणाली के साथ, बस डिस्क को ड्राइव में डालें और वॉइला करें।
धूल भरे भंडारगृहों में से खोजने और भारी बक्सों को बाहर निकालने की कोई आवश्यकता नहीं है।


एक बार जब आप आगे बढ़ने और अपने महत्वपूर्ण डेटा का बैकअप लेने का निर्णय ले लेते हैं, तो आपको यह तय करना होगा कि इसे स्वयं करना है या किसी पेशेवर कंपनी को आउटसोर्स करना है।


यह वास्तव में उन दस्तावेज़ों की मात्रा पर निर्भर करता है जिनके साथ आपको काम करना है।
लेकिन आपकी कंपनी की जानकारी के महत्व को देखते हुए, निम्नलिखित कारणों से एक पेशेवर फर्म लाना समझ में आता है।


सबसे पहले, वे डेटा भंडारण के नवीनतम और सबसे प्रभावी तरीकों से अपडेट हैं।
उदाहरण के लिए, शायद आपने पहले ही अपने कुछ हार्ड डिस्क डेटा का मानक सीडी में बैकअप ले लिया है।
आख़िरकार, वे हमेशा के लिए रहते हैं, है ना?
दुर्भाग्य से नहीं।
रिकॉर्ड की गई सीडी की शेल्फ लाइफ के कुछ आंकड़े आपको चौंका सकते हैं।
जब तक आप बहुत सावधानी नहीं बरतते, मानक सीडी/डीवीडी 2-5 वर्षों में ही अपठनीय होने की हद तक खराब हो सकती हैं।
पेशेवर डेटा भंडारण फर्म नवीनतम मीडिया जैसे नवीनतम कोडक गोल्ड डिस्क की जानकार होगी जो 80-300 वर्षों का प्रभावी जीवनकाल प्रदान करती है।


दस्तावेज़ इमेजिंग समाधान प्रदाता को आउटसोर्स करने का एक अन्य महत्वपूर्ण कारण यह है कि उनके कर्मचारी डेटा रूपांतरण में प्रशिक्षित और जानकार विशेषज्ञ हैं।
उदाहरण के लिए, स्कैनिंग वर्कफ़्लो एक जटिल कार्य है, खासकर यदि बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ और समय सीमा शामिल हो।
इसके लिए वास्तव में किसी विशेषज्ञ के स्पर्श की आवश्यकता है।
समाधान प्रदाता आपके पेपर का खोजने योग्य डेटाबेस बनाने के लिए दस्तावेज़ों से महत्वपूर्ण मेटा डेटा को कुंजी-इन करने के लिए डेटा प्रविष्टि सेवाएँ भी प्रदान करते हैं।


फिर पेशेवर फर्मों के पास किसी भी प्रकार या आकार के काम को संभालने के लिए अत्याधुनिक उपकरण होते हैं।
परिणामी दक्षताओं से उत्पादन लागत कम हो जाती है जिससे आपकी लागत कम हो जाती है।
ऐसे हार्डवेयर को स्वयं खरीदना, स्थापित करना और फिर अपने कर्मचारियों को इसके उपयोग का प्रशिक्षण देना बेहद महंगा और समय लेने वाला होगा।


इसके अलावा, एक समाधान प्रदाता आपके संपूर्ण दस्तावेज़ रूपांतरण प्रोजेक्ट का प्रबंधन करेगा।
इसका मतलब यह है कि रूपांतरण प्रक्रिया में अपने किसी भी संसाधन को जोड़ने की कोई आवश्यकता नहीं है।
ऐसी परियोजनाएँ जटिल हो सकती हैं, जिनमें वास्तविक स्कैनिंग शुरू होने से पहले आवश्यकताओं के मूल्यांकन, योजना और आकलन की आवश्यकता होती है।
और इमेजिंग कंपनी के कर्मचारी आपके परिसर में ही काम कर सकते हैं, इसलिए इमारत छोड़ने के लिए आपके गोपनीय दस्तावेज़ों की कोई आवश्यकता नहीं है।


अपने दस्तावेज़ों के अमूल्य मूल्य को ध्यान में रखते हुए, आपको अपना प्रोजेक्ट किसी प्रतिष्ठित फर्म को सौंपना होगा।
ब्लू चिप ग्राहकों के लिए काम करने के सिद्ध ट्रैक-रिकॉर्ड वाले व्यक्ति की तलाश करें जिसमें ऊर्ध्वाधर बाजार विशेषज्ञता शामिल होनी चाहिए।
यदि आप बड़े प्रारूप के दस्तावेज़ों से निपटते हैं, तो सुनिश्चित करें कि फर्म वास्तुशिल्प या इंजीनियरिंग ड्राइंग से परिचित तकनीशियनों को नियुक्त करती है और जो ऐसे कार्यों को प्रभावी ढंग से संभाल सकते हैं।


न्यूयॉर्क दस्तावेज़ स्कैनिंग, एक वैश्विक आउटसोर्सिंग कंपनी, का मुख्यालय न्यूयॉर्क, NY में है और कार्यालय कोलकाता, भारत में हैं और स्कैनिंग सेवाएँ प्रदान करती है<
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