कई छोटे व्यवसाय मालिकों से पूछें कि बेहतरीन ग्राहक सेवा प्रदान करने में क्या लगता है और आपके पास विनम्र होना, तुरंत सेवा देना, अपने वादे निभाना आदि जैसे उत्तर होते हैं। लेकिन इस हाई-टेक युग में, हम यह भूल जाते हैं कि विनम्र पत्र सिर्फ एक संदेश के रूप में होता है।
अच्छी ग्राहक सेवा सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका।
फिर भी आपको कितनी बार माफी पत्र प्राप्त हुआ है जो आपको और भी अधिक असंतुष्ट बनाता है?
यह जो संदेश देता है, जिस भाषा का उपयोग किया जाता है, वह सब आपको भ्रमित करने के लिए बनाया गया है!


कुछ सावधानीपूर्वक विचार करने पर, एक अच्छी तरह से तैयार किया गया पत्र शिकायत करने वाले ग्राहक को आराम प्रदान कर सकता है और ग्राहक-केंद्रित व्यवसाय के रूप में आपकी प्रतिष्ठा बढ़ा सकता है।
इस लेख में मैं एक बेहतरीन पत्र लिखने के बारे में कुछ युक्तियाँ साझा करने जा रहा हूँ।


आप किसलिए लिख रहे हैं?



एक बेहतरीन पत्र लिखने के लिए आपको सही मानसिक स्थिति में रहना होगा।
क्या आप किसी शिकायत को निपटाने, किसी प्रश्न का उत्तर देने या आदेश देने के लिए उन्हें धन्यवाद देने के लिए लिख रहे हैं?
पत्र को सही संदर्भ में तैयार करने का मतलब है कि आप उचित भाषा का उपयोग करेंगे और लहजा सही होगा।
धन्यवाद पत्र लिखने का प्रयास करें जैसे कि आप किसी शिकायत का जवाब दे रहे हों संदेश बिल्कुल अलग है।


कागज पर कलम चलाने से पहले एक मिनट सोचें और तय करें कि आपका उद्देश्य या लक्ष्य क्या है।


अपना उद्देश्य बताएं


आप क्यों लिख रहे हैं इसका सारांश देकर शुरुआत करें।
अपना पत्र यह कहकर खोलें कि आप किसी प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं, या उनकी किसी समस्या का समाधान कर रहे हैं।
इससे पाठक को पता चलता है कि आप उनसे संपर्क क्यों कर रहे हैं और उन्हें आपके संदेश को स्वीकार करने के लिए सही मानसिक स्थिति में रखता है।
एक प्रारंभिक सारांश उनका ध्यान खींचेगा।


एक W.I.I.F.M शामिल करें।



नहीं, यह कोई अस्पष्ट रेडियो स्टेशन नहीं है!
WIIFM का मतलब है इसमें मेरे लिए क्या है? अपने ग्राहक को वास्तव में संलग्न करने और उन्हें अपने पक्ष में लाने के लिए, आपको उनके लिए एक लाभ शामिल करना होगा।
उन्हें आपके पत्र से कुछ प्राप्त करना होगा ताकि वे संतुष्ट महसूस करें।
उनका WIIFM क्या हो सकता है?
उनकी शिकायत का समाधान हो सके;
उन्हें डिस्काउंट वाउचर मिल सकता है;
अगली बार जब वे आपका उपयोग करें तो एक प्राथमिकता सेवा।
यदि अनुपालन छोटा है, तो एक सरल, हार्दिक माफ़ी पर्याप्त हो सकती है!


अपने पत्र का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें और सुनिश्चित करें कि आपके पास WIIFM क्षण है।


I मत कहो


जहां भी संभव हो, अपने पत्र को I से गंदा करने से बचें।
यदि पाठक को मैं, मैं, मैं पत्र प्राप्त होते हैं तो उन्हें आपसे जुड़ना कठिन होगा।
अपने पत्रों की समीक्षा करें और जहां भी संभव हो I को you से बदलें।
फोकस को पाठक पर बदलें.
उन्हें मूल्यवान महसूस कराएं.


जैसा आप बोलते हैं वैसा ही लिखें


मैं भूल गया हूं कि मुझे कितनी बार पत्र मिले हैं, जिन्हें पढ़कर ऐसा लगता है मानो वे 1900 के दशक की शुरुआत में लिखे गए हों!
उबाऊ, कठोर और पुरानी भाषा से भरपूर अत्यधिक औपचारिक।
आपकी लेखन शैली आपके बात करने के तरीके को प्रतिबिंबित करनी चाहिए।
आख़िरकार, अच्छी ग्राहक सेवा प्रदान करना आंशिक रूप से इस बात पर निर्भर करता है कि आप अपने ग्राहक के साथ कैसे बातचीत करते हैं या संवाद करते हैं और पत्र एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।


इसलिए, अपने पत्रों की समीक्षा करें और उन वाक्यांशों से छुटकारा पाएं जो आपने स्कूल के पत्र-लेखन पाठों में सीखे थे!


कृपया यह करें


एक बेहतरीन पत्र लिखने के बाद, आप नहीं चाहेंगे कि उसका कोई मतलब न रह जाए।
स्पष्ट क्रिया-उन्मुख बंद रखें।
सुनिश्चित करें कि आपका पाठक जानता है कि आप उससे आगे क्या करने की उम्मीद करते हैं मुझे कॉल करें ताकि हम इस विचार पर अधिक गहराई से चर्चा कर सकें, संलग्न फॉर्म भरें और इसे पोस्ट में डालें, मुझे एक ऑर्डर भेजें (थोड़ा सा)
शायद मजबूत लेकिन निश्चित रूप से मुद्दे तक!)।

एक शानदार कॉल-टू-एक्शन एक पत्र को समाप्त करने का एक शानदार तरीका है और ग्राहक को इसमें कोई संदेह नहीं है कि उसे आगे क्या करना है अच्छी ग्राहक सेवा का एक और तत्व।


किसी को अपना पत्र जांचने के लिए कहें


यदि आप कोई बहुत महत्वपूर्ण पत्र लिख रहे हैं या कोई जटिल संदेश लिख रहे हैं, तो किसी से इसे प्रूफरीड करने के लिए कहना बुद्धिमानी है।
यह सिर्फ आपकी वर्तनी की जांच करने के लिए नहीं बल्कि पठनीयता की जांच करने के लिए भी है।
क्या आप जो संदेश देना चाहते हैं उसकी संरचना स्पष्ट और समझने योग्य है?
आप इस बात से आश्चर्यचकित रह जाएंगे कि कोई और क्या उठाएगा जिसे आप पूरी तरह से भूल गए हैं!


इसलिए यह अब आपके पास है।
एक शानदार पत्र लिखने के बारे में कुछ उपयोगी युक्तियाँ, जो असाधारण ग्राहक सेवा प्रदान करने की आपकी छवि को और मजबूत करेंगी।