ऐसे कई अलग-अलग प्रकार के सॉफ़्टवेयर हैं जिनकी एक विज्ञापन एजेंसी को व्यवसाय को कुशलतापूर्वक संचालित करने के लिए आवश्यकता होती है।
यहां कार्यों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें सॉफ़्टवेयर द्वारा समर्थित किया जा सकता है जो वर्तमान में एजेंसियों के लिए उपलब्ध है:


ग्राहक अनुमोदन के लिए अनुमान और उद्धरण, चालान और शेड्यूल बनाएं

समीक्षा के लिए एक नए ब्रोशर, प्रिंट विज्ञापन या वार्षिक रिपोर्ट का ड्राफ्ट तैयार करें

सीधे मेल सामग्री पर ग्राहक प्रतिक्रिया प्रबंधित करें

प्रमुख परियोजना मील का पत्थर तिथियों को ट्रैक करें

मीडिया योजनाएँ तैयार करें और उनकी समीक्षा करें

क्लाइंट के लिए स्टोरीबोर्ड प्रेजेंटेशन तैयार करें

बाजार अनुसंधान तैयार करें

परियोजना कार्यों को शेड्यूल करें

रफ कट्स की समीक्षा करें

प्रोजेक्ट टाइमलाइन बनाएं

बाहरी ग्राहक और संभावित अनुरोधों को प्रबंधित करें

शेड्यूल मीडिया

समय ट्रैकिंग

अनुमान के विरुद्ध खर्चों पर नज़र रखें

संसाधनों के उपयोग की योजना बनाएं और उसका विश्लेषण करें

लेखांकन और बहीखाता पद्धति


इन जरूरतों को पूरा करने के लिए, एक विज्ञापन एजेंसी को निम्नलिखित पर विचार करना चाहिए:


ग्राफ़िक डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर एजेंसी को मैक्रोमीडिया डिज़ाइन सूट या जैसे रचनात्मक डिज़ाइन एप्लिकेशन सूट की आवश्यकता होगी

एडोब क्रिएटिव सूट बुनियादी ग्राफिक डिजाइन, स्टोरीबोर्डिंग और उत्पादन के अन्य रचनात्मक पहलुओं को करने के लिए है

विज्ञापन सामग्री.


ऑडियो और वीडियो संपादन सॉफ्टवेयर यदि वे अपने रेडियो और टेलीविजन विज्ञापनों का मॉकअप इन-हाउस करते हैं, तो उन्हें अंतिम संस्करण बनाने वाली वास्तविक उत्पादन कंपनी को सब कुछ सौंपने से पहले ग्राहक समीक्षा के लिए उन्हें संपादित करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी।


ऑफिस एप्लिकेशन - अधिकांश कंपनियां वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट और प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग करती हैं क्योंकि यह व्यवसायों के लिए मानक बन गया है।


संपर्क प्रबंधक एजेंसी को अपने ग्राहकों की सभी जानकारी पर नज़र रखने के लिए एक अच्छे संपर्क प्रबंधक की आवश्यकता है।
बड़ी एजेंसियां ​​इसके बजाय एक परिष्कृत ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) प्रणाली का विकल्प चुनना चाह सकती हैं।


ईमेल क्लाइंट एक एजेंसी को एक अच्छे ईमेल क्लाइंट की आवश्यकता होती है।
हालाँकि बहुत सारे अच्छे ईमेल क्लाइंट उपलब्ध हैं, आउटलुक व्यवसाय मानक है और इसमें बैठकों, वितरण सूचियों, सार्वजनिक फ़ोल्डरों के लिए शेड्यूलिंग क्षमताएं, विशिष्ट व्यक्तिगत ग्राहकों से सभी पत्राचार को चिह्नित करने की क्षमता और बुनियादी सामग्री प्रबंधन क्षमताएं हैं।


परियोजना प्रबंधन, समय और व्यय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर क्योंकि वे व्यक्तिगत परियोजनाओं पर काम करते हैं, एक एजेंसी को ऐसे सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है जो प्रत्येक परियोजना से जुड़ी सभी लागतों को ट्रैक कर सके।
सॉफ़्टवेयर को विभाजित दरों और एकाधिक दरों, कच्चे माल, आउटसोर्स किए गए चालान इत्यादि का उपयोग करने की क्षमता के साथ कर्मचारी के समय को ट्रैक करने में सक्षम होना चाहिए।


लेखांकन सॉफ्टवेयर उन्हें मानक लेखांकन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है जो चालान, प्राप्य खाते, देय खाते और सामान्य खाता बही कार्य प्रदान करता है।
बड़ी एजेंसियों को कई मुद्राओं और कर कोड को संभालने के लिए सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता हो सकती है।


नई संभावनाएँ


एक्स्ट्रानेट के आगमन के साथ, विशेष रूप से विज्ञापन एजेंसियों के लिए विशेष सॉफ्टवेयर सूट विकसित किए गए हैं।
उनमें ऐसे प्रोग्राम शामिल हैं जो संपर्क प्रबंधन, समय और व्यय ट्रैकिंग, परियोजना प्रबंधन, शेड्यूलिंग और ईमेल प्रबंधन प्रदान कर सकते हैं।
कुछ एप्लिकेशन फर्म के अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ सीधे इंटरफ़ेस भी कर सकते हैं।


एक अन्य नवीनता क्लाइंट सेवा एक्स्ट्रानेट है।
उन्होंने बड़ी संख्या में दस्तावेज़ों को साझा करने और व्यवस्थित करने के लिए ईमेल को पसंदीदा मंच के रूप में बदल दिया है जो सभी ग्राहक/एजेंसी संबंधों का हिस्सा हैं।


एक्स्ट्रानेट का उपयोग करने से परियोजना टीम के सभी कर्मचारियों, विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और अन्य लोगों को दुनिया में कहीं से भी सभी प्रासंगिक परियोजना विवरणों तक वास्तविक समय में पहुंच प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।
सबसे अच्छी बात यह है कि एक एक्स्ट्रानेट प्रोजेक्ट के साथ डिज़ाइन दस्तावेज़, ऑडियो और वीडियो क्लिप को वास्तविक समय में ऑनलाइन साझा करना संभव बनाता है।
पहले से बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान करने वाली कूरियर डिलीवरी या आमने-सामने की बैठक के लिए अब और इंतजार नहीं करना पड़ेगा।