आपको अपनी पहली शिकायत मिलने से पहले संभवत: व्यवसाय में बहुत अधिक समय नहीं हुआ होगा।
यह घटित होने से बच नहीं सकता: निम्न स्तर के ग्राहक कुछ भी भुगतान नहीं करते हैं और पृथ्वी की अपेक्षा करते हैं, जबकि उच्च स्तर के ग्राहक बहुत अधिक भुगतान करते हैं लेकिन बदले में अमानवीय प्रयास की अपेक्षा करते हैं।
आप हर समय सभी लोगों को खुश नहीं कर सकते, भले ही आप बहुत कोशिश करते हों - हमेशा कोई ऐसा व्यक्ति होगा जो आपके द्वारा किए गए काम से खुश नहीं होगा।
तो आप इसके बारे में क्या कर सकते हैं?


असभ्य या उपेक्षापूर्ण मत बनो।


ग्राहक की शिकायत आपको मूर्खतापूर्ण या अपमानजनक भी लग सकती है - लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप उसी तरह से जवाब दे सकते हैं।
आपको प्रत्येक ग्राहक की शिकायत को गंभीरता से लेना चाहिए, और हमेशा ऐसे व्यवहार करना चाहिए जैसे कि यह 100% आपकी गलती है कि चीजें उनकी संतुष्टि के अनुरूप नहीं थीं।


याद रखें कि प्रत्येक नाखुश ग्राहक आपके संभावित ग्राहकों से अपने अनुभव के बारे में बात करेगा (शोध भिन्न-भिन्न है, लेकिन कुछ का कहना है कि वे 20 तक बता सकते हैं)।
उन संभावित ग्राहकों को कहानी का आपका पक्ष सुनने को नहीं मिलेगा।
अनुचित ग्राहकों को खुश रखने के लिए अतिरिक्त प्रयास करना, सबसे बढ़कर, उन्हें आपके व्यवसाय को नुकसान पहुँचाने से रोकने की एक रक्षात्मक तकनीक है।
शिकायतों से डरो मत: इसके बजाय, आपको सक्रिय रूप से उनसे आग्रह करना चाहिए, ताकि वे किसी को बताने से पहले आपको चीजों को सही करने का मौका दें।


क्षमा याचना पत्र लिखें.


लोग वास्तव में आपके द्वारा किए गए प्रयास की सराहना करेंगे यदि आप उन्हें माफी का औपचारिक पत्र लिखने के लिए समय निकालते हैं, और कहते हैं कि आपको खेद है कि चीजें उनकी संतुष्टि के अनुरूप नहीं थीं और आप उन्हें यह बताने के लिए समय निकालने के लिए उनकी सराहना करते हैं।
जिसे आप सुधार सकते हैं.
उदाहरण के लिए:


'प्रिय महोदय,


यह मेरे ध्यान में आया है कि आप अपने घर तक वस्तुओं की डिलीवरी के संबंध में मेरी कंपनी से प्राप्त सेवा से खुश नहीं थे।
हमने अब अपनी डिलीवरी सेवा से संपर्क किया है और समस्या को ठीक कर दिया है, हालांकि मैं समझता हूं कि यह आपको असुविधा से बचाने के लिए बहुत देर से आया है।


मेरी कंपनी के साथ आपके बुरे अनुभव के लिए मैं आपसे ईमानदारी से माफी मांगना चाहता हूं और आशा करता हूं कि इससे भविष्य में फिर से एक साथ व्यापार करने की हमारी संभावनाओं को नुकसान नहीं पहुंचेगा।'


सुनिश्चित करें कि पत्र पर आप स्वयं पेन से हस्ताक्षर करें।
लोग मुद्रित हस्ताक्षर वाले पत्र देखने से नफरत करते हैं।


आंशिक धन-वापसी की पेशकश करें.


आपके पत्र के समापन भाग में जितना संभव हो उतना धन वापस करने की पेशकश करनी चाहिए - इस परिदृश्य में, उदाहरण के लिए, जहां डिलीवरी में कोई समस्या थी, आपको डिलीवरी की पूरी लागत, साथ ही थोड़ा सा धन वापस करने की पेशकश करनी चाहिए
असुविधा को कवर करने के लिए अतिरिक्त.


इस तरह, आप अपने असंतुष्ट ग्राहकों को अपने कुछ सबसे संतुष्ट ग्राहकों में बदल सकते हैं।
वे उन सभी को बताएंगे जिन्हें वे जानते हैं कि एक छोटी सी समस्या थी जिसमें आपकी गलती नहीं थी, और उन्होंने संभवतः बहुत कठोरता से शिकायत की थी, लेकिन आपने इसे विनम्रता से संभाला और उन्हें धनवापसी भेज दी।


लोगों को यह पता होना कि आप शिकायतों का अच्छी तरह से जवाब देते हैं, सबसे अच्छी वर्ड-ऑफ़-माउथ मार्केटिंग है जिसे आप प्राप्त कर सकते हैं।
इसके अलावा, जिस ग्राहक के साथ आपने अच्छा व्यवहार किया, वह आश्चर्यजनक रूप से वापस आकर आपके साथ फिर से व्यापार करने की संभावना रखता है - हालाँकि, निश्चित रूप से, अगर चीजें दूसरी बार भी अच्छी नहीं हुईं तो वे बहुत नाराज होंगे।


कुछ शिकायतें स्वयं करें।


अधिकांश समय, जब कोई ग्राहक किसी चीज़ के बारे में शिकायत करता है, तो यह आपके कारण नहीं होता - यह आपके आपूर्तिकर्ता, या किसी अन्य व्यक्ति के साथ किसी प्रकार की समस्या थी जिस पर आप भरोसा करते हैं।
बेशक ग्राहक को यह पता नहीं था, लेकिन आपको पता था और आपको उनके बारे में कुछ करने की ज़रूरत है।
उन्हें निम्नलिखित की तरह एक शिकायत पत्र लिखें:


'प्रिय महोदय या महोदया,


इस सप्ताह आपकी सेवा अनुपलब्ध होने के कारण, मुझे संलग्न ग्राहक शिकायतें प्राप्त हुई हैं।
मुझे आशा है कि आप समझेंगे कि मैं बहुत नाखुश हूं, और मैं फिलहाल वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं पर विचार कर रहा हूं।'


इस पत्र के साथ, आपको उनसे प्राप्त प्रत्येक ग्राहक शिकायत की एक प्रति संलग्न करें।
आपका आपूर्तिकर्ता अक्सर आपको एक ग्राहक के रूप में बनाए रखने के लिए इतना उत्सुक होगा कि वे किसी प्रकार का मुआवजा पैकेज पेश करेंगे - जिसे आप अपने ग्राहकों को दे सकते हैं, या आपके द्वारा उन्हें पहले ही दिए गए रिफंड की लागत को कवर करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।