"मुझे आपकी कॉल ट्रांसफर करने दीजिए।"
जब आप ये शब्द सुनते हैं तो आपके दिमाग में क्या चलता है?
क्या आपको होल्ड पर रखे जाने, किसी और के लाइन पर आने का इंतज़ार करने, जो आपने अभी कहा था उसे दोहराने और फिर एक बार फिर सुनने, "मुझे आपकी कॉल ट्रांसफर करने दीजिए?" जैसे दृश्य दिखाई देते हैं।
निराशा की भावना आने लगती है और जिस कंपनी के लिए आपने फोन किया था उसमें आपका विश्वास कम होने लगता है।
यह म्यूजिकल फोन का एक गेम है जिसे ऐसी धुन पर बजाया जाता है जिसका कोई आनंद नहीं लेता।


यदि आपको फ़ोन पर एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरण पसंद नहीं है, तो आपके ग्राहकों को भी इसकी परवाह नहीं है।
रास्ते में और अधिक समस्याएँ पैदा किए बिना कॉल करने वालों को स्थानांतरित करने के कई तरीके हैं।


कॉल करने वाले की समस्या सुनें.
यहां तक ​​कि अगर आपको लगता है कि आप तुरंत जानते हैं कि लोग क्या चाहते हैं और कौन उनकी मदद कर सकता है, तो भी उनकी बात सुनें।
बीच में मत बोलो.
आप कुछ ऐसा सीख सकते हैं जो कॉल को संभालने के तरीके के बारे में आपका मन बदल देगा।


"स्थानांतरण" शब्द कहने से बचें।
लोगों को बताएं कि आपको उनकी कॉल किसी अन्य विभाग या कर्मचारी को "भेजने" की आवश्यकता है।
उन्हें किसी और से "कनेक्ट" करने या "उन्हें पहुंचाने" की पेशकश करें।
एक अलग शब्द का उपयोग करने से आपके कॉल करने वालों को अनुचित चिंता से बचाया जा सकता है और साथी कर्मचारियों को परेशान ग्राहकों से निपटने से बचाया जा सकता है।


यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि जिस व्यक्ति को आप कॉल भेज रहे हैं वह वास्तव में उपलब्ध है।
यदि कॉल अप्रत्याशित रूप से वॉयस मेलबॉक्स में चली जाती है तो आपका ग्राहक खुश नहीं होगा।
यदि आप जानते हैं कि जो व्यक्ति मदद कर सकता है वह अंदर नहीं है, तो कॉल करने वालों को वॉइस मेल पर स्थानांतरित करने से पहले पूछें।
वे दूसरा रास्ता पसंद कर सकते हैं.


कॉल कनेक्ट करने से पहले सत्यापित करें कि आपके पास सही व्यक्ति है।
यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो कॉल करने वाले को जांच करते समय प्रतीक्षा करने के लिए कहें।
कॉल करने वालों को बताएं कि आपको उन्हें स्थानांतरित करने की आवश्यकता क्यों है।


अपने कॉल करने वाले को उस व्यक्ति का नाम और सीधा नंबर दें जिसे आप कॉल निर्देशित कर रहे हैं।
इस तरह, यदि कोई डिस्कनेक्ट होता है, तो आपके ग्राहक को पता होता है कि वापस कॉल करने पर किससे पूछना है।
यदि आपमें लाइन पर बने रहने और परिचय देने की क्षमता है, तो यह और भी बेहतर है।


यदि आप ग्राहक सेवा प्रदान करना चाहते हैं जो आपके कॉल करने वालों को प्रसन्न करेगी, तो अपना नाम और फ़ोन नंबर प्रदान करें और लोगों को आपको वापस कॉल करने के लिए आमंत्रित करें यदि उनकी ज़रूरतें पूरी नहीं होती हैं या उनके सवालों का जवाब नहीं दिया जाता है।
सोच-समझकर और सावधानी से कॉल ट्रांसफर करने से आपके पूरे संगठन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है और म्यूजिकल फोन खत्म हो जाएंगे।


(सी) 2006, लिडिया रैमसे।
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